De governance code cultuur heeft acht principes vastgesteld en deze zijn onderverdeeld in vier categorieën. Hieronder leest u hoe wij als Stichting Vrienden hier meer omgaan. Hier vindt u ook ons jaarverslag en de AVG-verklaring.
Waarde scheppen voor en in de samenleving
1. De Stichting Vrienden heeft in haar statuten de volgende doelstellingen vastgelegd:
- De ondersteuning van de instandhouding en restauratie van de St. Urbanuskerk en aanhorigheden te Bovenkerk (Amstelveen), zijnde een kerkgebouw en pastorie ontworpen en gebouwd door Pierre Cuypers. De gebouwen zijn Rijksmonumenten.
- De culturele waarde van de Bovenkerkse Urbanuskerk en aanhorigheden mede ten goede te laten komen aan niet-parochieel gebonden personen en instellingen in het algemeen en inwoners casus quo instellingen van Amstelveen en omgeving in het bijzonder; alsmede
- Het verrichten van alle verdere handelingen die met het vorenstaande in de ruimste zin verband houden of daartoe bevorderlijk kunnen zijn, alles in de meest ruime zin van het woord, een en ander in nauwe samenwerking met het Parochiebestuur van de Sint Urbanus Parochie te Bovenkerk of haar rechtsopvolgers.
Vanuit de hierboven genoemde doelstellingen vervult de Stichting Vrienden van de Bovenkerkse Urbanus een wezenlijke rol bij de restauratie en instandhouding van de St. Urbanuskerk en bijbehorende Pastorie, die beiden beeldbepalend zijn voor Amstelveen en haar omgeving. Voorts draagt zij door het organiseren van activiteiten in en rondom deze beide Rijksmonumenten in belangrijke mate bij aan het toegankelijk maken en houden van deze gebouwen voor bezoek, de overdacht van de bouw)historische kennis en het gebruik voor niet kerkelijke culturele activiteiten zoals concerten.
2. De Stichting Vrienden is een officiële ANBI stichting (nr. 802 102 682) met notarieel vastgelegde statuten. Daarin wordt ook het aantal verplichte bestuursleden en is een schema van aftreden vastgelegd. Het bestuur van de Stichting komt maandelijks bijeen, waarvan notulen worden vastgelegd. Er is een voorzitter, vice-voorzitter, penningmeester en secretaris aangesteld. Alle bestuursleden met hun taken worden vastgelegd bij de Kamer van Koophandel waar de Stichting Vrienden geregistreerd staat onder nummer 41.212.597. Voor de financiële administratie hanteert de Stichting Vrienden een ‘4-ogen principe’. Dat wil zeggen, alle financiële transacties worden door de penningmeester uitgevoerd met controle van een ander bestuurslid.
De jaarcijfers worden door een accountant opgesteld en door een onafhankelijke kascommissie gecontroleerd. Het financieel jaarverslag wordt openbaar op de site van de Stichting Vrienden gepubliceerd.
De bestuursleden ontvangen geen honorarium.
De Stichting Vrienden is een kleine organisatie en daarom heeft het een bestuur-model en is er geen raad van toezicht aangesteld.
Integer en rolbewust handelen
3. De vergaderingen van het bestuur zijn openbaar. Het bisdom Haarlem is eigenaar van de St Urbanuskerk. Om tegenstrijdige belangen te voorkomen is het statutair verplicht een vertegenwoordiger van het Parochiebestuur van de St Urbanuskerk als bestuurslid aan te stellen.
Alle transacties op de bankrekeningen Stichting Vrienden worden tenminste door 2 personen gezien, zijnde de penningmeester en de secretaris of voorzitter.
De financiële jaarrekening wordt door een onafhankelijke accountant opgesteld. Daarna wordt deze door een kascommissie van minimaal 2 personen gecontroleerd. Deze functionarissen zijn onafhankelijk van elkaar.
De financiële jaarrekening moet door het bestuur geaccordeerd worden, waarna publicatie op de website van de Stichting Vrienden volgt.
In juni 2018 heeft het bestuur regels vastgesteld met betrekking tot de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en maatregelen getroffen om de persoonlijke gegevens van de donateurs te beschermen.
-> Lees hier meer over de AVG
4. Buiten de financiële toezicht maatregelen zijn er geen bestuurlijke toezichthoudingsmaatregelen getroffen. Er is geen raad van toezicht ingesteld omdat de Stichting Vrienden een kleine organisatie is.
Zorgvuldig besturen
5. Binnen het bestuur worden werkgroepen geformeerd voor speciale activiteiten, zoals voor een concert of voor de restauratie van de kruiswegstaties en vaandels.
Een groep van vrijwilligers is per activiteit oproepbaar, bijvoorbeeld voor hulp bij consumptieverkoop.
Betrokken groepering worden op diverse wijzen geïnformeerd over activiteiten en resultaten van onze activiteiten:
a. parochieleden door middel van parochieblad, de parochie website met nieuwsbrieven en sociale media
-> website St. Urbanuskerk Bovenkerk
b. donateurs ontvangen twee keer per jaar een nieuwsbrief van de Stichting Vrienden
c. voor alle inwoners van Amstelveen en omstreken worden artikelen in de streekbladen gepubliceerd zo ook op de websites.
-> website Stg. Vrienden van de Bovenkerkse Urbanus
-> website Helponsuitdebrand
6. De uitgaven van de Stichting Vrienden moeten tijdens een bestuursvergadering geaccordeerd worden waardoor een verantwoorde besteding gewaarborgd wordt.
Alle werkzaamheden door bestuursleden worden zonder honorarium uitgevoerd. Ieder bestuurslid kan agendapunten aandragen voor of tijdens bestuursvergaderingen. Geen enkel onderwerp wordt uitgesloten.
Goed toezicht uitoefenen
7. De Stichting Vrienden is een kleine organisatie met circa 500 donateurs. Een raad van toezicht is daarom niet ingesteld.
8. Bij twijfel over wet- en regelgeving wordt een jurist geraadpleegd.
Jaarlijks in oktober wordt het rooster van aftreden besproken en eventuele nieuwe bestuursleden aangezocht. Ook wordt de taakverdeling binnen het bestuur dan weer vastgesteld.
Nawoord
De Stichting Vrienden van de Bovenkerkse Urbanus vindt het van groot belang om duidelijk en in alle openheid de bestuurstaken uit te voeren. Mochten er nog onduidelijkheden zijn, dan verzoeken wij u uw vragen of eventuele op/aanmerkingen te sturen naar het secretariaat.